Hur kom det sig att Skolplattformen försenades så kraftigt? 2016 försökte en extern revisionsfirma svara på den frågan. De berättar också om problem med konsultstyre och brist på ledarskap.
Förseningar och brist på ansvarstagande
>
Efter förseningar och stora problem tillsätts en extern granskning under våren 2016. Den utförs av revisionsfirman PwC, som kommer med sitt utlåtande i november 2016. PwC är inte nådiga i sin granskning, som DN har fått tillgång till. De skriver bland annat att projektet ”har tappat greppet om vilka krav som upphandlats, vilka som tillkommit, vilka som godkänts samt vilka beslut som fattats och av vem”. Projektplanen hade inte uppdaterats på två år. Viktiga planer, beslutsunderlag, avtal, styrdokument med mera antingen saknades eller saknade viktig information som datum och författare. Enligt revisorerna skulle en arbetsgrupp finnas, men ”utan tydlig koppling till projektet och det är oklart i vilket syfte den finns, vilka som ingår, när den ska konsulteras och vilka mandat den har”.
Sammantaget framträder bilden av ett fullständigt havererat projekt, där prestigen i att ro det i land blivit viktigare än de faktiska resultaten för verksamheten.
Som förklaring till både de höga kostnaderna (vid tillfället låg projektet omkring 180 miljoner kronor back) och de omfattande bristerna framför PwC att man förlitat sig i alltför hög grad på konsulter. Inledningsvis drevs projektet till 80 procent av konsulter, som har kunnat driva projektet i egen riktning snarare än den staden önskade. Det bekräftas av mötesanteckningar från styrgruppens möte i augusti 2016, där oro för att projektet var ”i händerna på konsulter” dryftades. En konsult från företaget Gartner fakturerade vid upprepade tillfällen staden 2 363 kronor per timme för mer än 190 timmars arbete per månad. På ett år skulle det leda till en kostnad på drygt fem miljoner kronor för bara denna konsults arbete. Staden fortsätter efter Skolplattformens lansering synbarligen att vara i händerna på konsulter som fortsätter ta ut hutlösa priser för oklara produkter.
Företagen som sålde systemen ”har kunnat driva utvecklingen i den riktning de velat och konsulter har kanske inte stadens bästa för ögonen”, enligt vittnesmål i rapporten. De säger också att ”konsulter har sålt in fler resurser från den egna firman utan egentlig möjlighet från staden att påverka”.
Granskningsrapporten berättade också att projektet inte levererade vad det skulle gällande pedagogiska verktyg.
Brister i styrningen
>
PwC kartlade brister i styrning och ledning av projektet, som inte kunde hantera komplexiteten. I en sammanfattning till kommunfullmäktige kan man läsa:
”Till följd av förseningar och problemen med leverans av tekniska lösningar kring pedagogiska verktyg valde styrgruppen för Skolplattform Stockholm att under våren 2016 tillsätta en extern granskning av projektet. Granskningen visade på brister i projektets styrning, projektledning, projektarbete samt leverantörsstyrning
under införandefasen. Till detta påpekades avsaknad av koordinering mellan projektet och verksamheten samt avsaknad av uppbyggnad av förvaltningsorganisation inom utbildningsförvaltningen.”
PwC skriver vidare att ”projektet beskrivs som icke transparent både nedifrån och upp samt uppifrån och ner”. En mycket allvarlig brist, som också lyftes i senare granskningar av projektet.
Reaktionen på granskningen
>
Efter granskningen 2016 flyttas ansvar för projektet från utbildningsförvaltningen till stadsledningskontoret, eftersom utbildningsförvaltningen saknar kompetensen att driva IT-projekt. Detta enligt Stockholms stads IT-direktör Ann Hellenius. Hellenius var IT-chef och utvecklingsansvarig på utbildningsförvaltningen innan hon 2015 blev IT-direktör för Stockholms stad. Hon har drivit arbetet med Skolplattformen sedan starten som ansvarig för upphandlingen. 2015 skröt hon tillsammans med Tieto i media om projektets storlek, en av de faktorer som externa granskningar menat varit bidragande till Skolplattformens totala haveri.
Innan Hellenius började arbeta för Stockholms stad arbetade hon som management-konsult, först för Ernst & Young och sedan för Solvitur AB. Och strax efter sin flytt från utbildningsförvaltningen till stadsledningskontoret tar hon alltså över ansvaret för Skolplattformen igen.
”Under delar 2015 och 2016 har vi sett att det krävs en större erfarenhet av framdrift av denna typ av projekt. Det handlar om att klara av att hålla ihop något så omfattande”
När Hellenius lämnade sin position som IT-direktör för att bli chef på Bankgirot under våren 2018 prisades hon för besparingar på 300 miljoner kronor som hon genomfört under sina två år som IT-direktör, trots att Skolplattformen alltså på egen hand kostat mer än en miljard kronor. En annan insats som Hellenius rosades för var stadens nya strategi för en smart och uppkopplad stad. Den strategin ska vi titta närmare på i nästa text, tillsammans med en granskning av projektets kostnader.
Du kan ta del av hela serien här: https://piratpartiet.se/skolplattformen/.