1. Styrelsens roller och konstituering

1.1 Partiledarens roll i styrelsen

• leda styrelsens arbete,
• den interna kommunikationen inom styrelsen,
• hålla styrelsen uppdaterad löpande om det politiska arbetet,
• ge förslag till en reviderad version av detta dokument inför konstituerande möte.

1.2 Partisekreterarens roll i styrelsen

• arbetsleda AU,
• löpande hålla styrelsen uppdaterad om partiets verksamhet.

1.3 Styrelsens sekreterare

Styrelsen utser en sekreterare – och vid behov en eller flera biträdande styrelsesekreterare – som bistår styrelsen i arbetet med styrelsemöten. Styrelsens sekreterare kan väljas externt. Mer specifikt ansvarar sekreteraren och dennes eventuella biträden för att:

• skriva mötesprotokoll,
• hantera styrelsens protokoll,
• uppdatera styrelsens interna kanaler med rätt personer,
• uppdatera styrelsens externa kommunikationskanaler med korrekta uppgifter.

1.4 Styrelsens ordförande

Styrelsen utser under året – eller i början av varje styrelsemöte – en ordförande för styrelsen, som bistår med styrelsens möten. Styrelsens ordföranden kan väljas externt. Mer specifikt ansvarar styrelsens ordförande för att:

• kalla till styrelsemöten,
• bereda och skicka möteshandlingar,
  
• i god tid påminna resten av styrelsen – och andra relevanta – att inkomma med möteshandlingar,
• leda styrelsens kallade möten,
• hantera talarlistan och fördela ordet,
• föreslå cirka fem minuters paus varje timme,
• föreslå längre pauser för fika eller lunch vid behov,
• hålla utsatta tider enligt kallelse och dagordning,
• föreslå jämkningar mellan förslag som ligger nära varandra,
• föreslå vilka beslut som ska ställas mot varandra (kontrapropositionsordning).
  

1.5 Styrelsens kassör

Styrelsen utser internt en kassör – och vid behov en eller flera biträdande kassörer externt eller internt – som bistår styrelsen i arbetet med partiets löpande ekonomi och bokföring. Mer specifikt ansvarar kassören för att:

• kontinuerlig hantera ekonomi och bokföring,
• det tas fram ett årsbokslut,
• lämna en ekonomisk berättelse till styrelsen inför medlemsmöte,
• löpande hålla styrelsen uppdaterad om partiets ekonomi,
• attestlistan hålls uppdaterad.

1.6 Övriga styrelseledamöter

Styrelsen har ett kollektivt ansvar för att verkställa verksamhetsplan och eventuella beslut från medlemsmötet. För att lyckas med detta behöver alla förtroendevalda göra sitt yttersta under sin tid i styrelsen. Mer specifikt ansvarar varje ledamot för att:

• driva sina ansvarsområden och/eller projekt framåt,
• löpande hålla styrelsen uppdaterad om sina aktiviteter,
• hålla sig uppdaterad inom styrelsens formella och informella kanaler,
• skyndsamt attestera sina eventuella budgetposter,
• annonsera eventuella mötesunderlag till presidiet senast fyra (4) veckor plus tre (3) dagar innan styrelsemötet öppnar,
• inkomma med eventuella mötesunderlag till kommande styrelsemöten senast en (1) vecka plus tre (3) dagar innan mötet öppnar,
• i formulera tydliga att-satser (skarpa förslag på beslut) i sina eventuella beslutsunderlag till styrelsen,
• hålla sina mötesunderlag korta och koncisa, i de fall frågan inte kräver annat.

1.7 Styrelsens arbetsutskott (AU)

I arbetsutskottet ingår partiledaren, vice partiledaren, partisekreteraren och max två ytterligare styrelseledamöter. Följande gäller för AU:

• AU bestämmer internt en ordinarie tid och kanal där de ses regelbundet,
• eventuella ändringar av ordinarie tid och kanal ska kommuniceras till medlemmarna i god tid,
• AU-mötet är behörigt om minst tre medlemmar närvarar vid ordinarie tid och kanal, om samtliga medlemmar i AU är närvarande eller om kallelse gått ut via mejl till alla i AU senast fyra dagar innan mötet,
• alla medlemmar har närvaro- och förslagsrätt på AU-möten – förutom om känsliga frågor eller personuppgifter behandlas,
• styrelsen och partiets revisorer har ständig närvaro- och förslagsrätt,
• styrelsens ordförande, styrelsens sekreterare och styrelsens kassör, med biträden, har ständig närvaro- och förslagsrätt,
  
• AU protokollför sina möten och publicerar protokollen inom två veckor från mötet,
• brådskande uttalanden (se 2.2).
  

1.8 Konstituerande möte

En nyvald styrelse håller ett konstituerande möte året innan den tillträder – vilket normalt sker i samband med att avgående styrelsen håller sitt sista styrelsemöte. På det konstituerande mötet ska följande ärenden behandlas:

• val av nytt arbetsutskott (AU),
• val av styrelsens sekreterare, jämte eventuell(a) biträdande sekreterare, för det kommande året,
• val av en eventuell styrelseordförande för det kommande året,
• val av kassör, jämte eventuellt biträdande kassör(er), för det kommande året,
• återkallande av firmateckningsrätt,
• delegering av firmateckningsrätt,
• genomgång och eventuell revidering av styrelsens arbetsordning,
• preliminärt mötesschema för det kommande verksamhetsåret.

1.9 Första mötet på nytt år

På årets första styrelsemöte ska alltid följande frågor behandlas:

• diskussion om styrelsens arbetsklimat,
• genomgång av årets verksamhetsplan,
• genomgång av årets budget.

2. Styrelsens kommunikationskanaler

2.1 Intern kommunikation

Styrelsens enda officiella interna kommunikationskanal är mejllistan styrelsen@piratpartiet.se.

Styrelsen ska vara aktsam vid val av teknik för informella diskussioner som inkluderar känsliga uppgifter. Vid de tillfällen då personuppgifter eller andra särskilt känsliga ärenden avhandlas i styrelsen råder sekretess och uppgifterna får inte spridas till obehöriga.

Styrelsen har dessutom flera informella kanaler, där mer diskussion kan ske mellan styrelsemöten. Inga beslut tas i dessa kanaler, men mycket diskussion, planering och koordination.

2.2 Extern kommunikation

Styrelsen ska publicera alla kallelser och protokoll på partiets webbplats.

I de fall protokoll eller andra handlingar innehåller känsliga uppgifter så ska uppgifterna tas bort (maskas) från handlingen innan den publiceras, vilket ska noteras i det publicerade dokumentet.

Vid brådskande ärenden kan ett uttalande göras å styrelsens vägnar av styrelsens arbetsutskott (AU). Detta för att med snabbhet kunna förklara styrelsens ståndpunkt i vissa frågor eller komma med rena faktaupplysningar. Om en eller flera ledamöter anser att arbetsutskottet, i ett sådant uttalande, har representerat styrelsens åsikt felaktigt tas en intern diskussion – innan styrelsen kommer med en eventuell rättning.

3. Styrelsemöten

3.1 Mötestider

Styrelsen sammanträder minst fyra gånger per år. Dessa möten kan vara fysiska eller elektroniska. Mellan dessa styrelsemöten förväntas de enskilda ledamöterna driva sina projekt och uppdrag framåt – enskilt eller i grupp med andra inom eller utanför styrelsen.

3.2 Kallelse och möteshandlingar

Kallelse med datum och ort eller elektronisk kanal, samt en preliminär dagordning, ska meddelas styrelsen senast fyra veckor innan mötet äger rum.

Presidiet ska i god tid påminna styrelsen – och övriga relevanta pirater – om att annonsera eventuella rapporter, beslutsunderlag eller diskussionsunderlag till presidiet senast tre (3) dagar innan kallelsen skickas ut och att inkomma med dessa möteshandlingar senast tre (3) dagar innan möteshandlingarna skickas ut.

Beslutsmässigt styrelsemöte kan med tre fjärdedelars (¾) majoritet besluta om tid och plats för extra styrelsemöte, med minst en veckas framförhållning.

Rapporter, diskussions- och beslutsunderlag, samt övriga möteshandlingar, ska meddelas styrelsen tillsammans med en slutgiltig dagordning senast en vecka innan mötet äger rum. Beslut kan läggas till på dagordningen under sittande möte, om minst tre fjärdedelar (¾) av styrelsen närvarar och en absolut majoritet av styrelsen godkänner tillägget.

Slutgiltig dagordning och övriga möteshandlingar ska finnas tillgängliga på styrelsens externa kommunikationskanal. Undantag får dock göras, om det råder exceptionella sekretessomständigheter.

3.3 Ständigt adjungerade till styrelsen

Ständig adjungerade till styrelsens möten och kommunikationskanaler är tillträdande styrelseledamöter, revisorer och Ung Pirats ordförande. Även eventuella externa kassörer, styrelsens ordföranden och styrelsesekreterare. Dessa har både närvaro- och förslagsrätt.

3.4 Närvarorätt

Samtliga partiets medlemmar har rätt att närvara som åhörare vid styrelsens möten. Om ett känsligt ärende ska behandlas, och någon ledamot kräver det, ska frågan behandlas bakom stängda dörrar.

3.5 Protokoll

Protokoll bör vara färdigt senast en vecka efter mötet och justerat inom en månad från mötets avslutande. Justerade protokoll ska publiceras på styrelsens externa kommunikationskanal senast en vecka efter justeringen efter att mötet avslutats.

I protokollet ska de underlag som använts vid styrelsebehandlingen bifogas eller tydligt hänvisas.

Enligt stadgan ska röstprotokoll över eventuella omröstningar infogas i styrelsens protokoll. Styrelsen definierar omröstningar som de beslut som tagits med votering.

4. Per capsulam-beslut

Vid brådskande ärenden kan partiledaren begära ett per capsulam-beslut.

1. ett förslag om per capsulam-beslut skickas via mejl till styrelsen,
2. alla styrelsemedlemmar får ett SMS om per capsulam-beslutet,
3. om en absolut majoritet av ledamöterna svarat ja inom 24 timmar, och ingen svarat nej, har beslutet gått igenom.

Om en enda ledamot röstar nej så faller beslutet.

Eventuella per capsulam-beslut protokollförs under nästföljande styrelsemöte.

5. Medlemmars rätt att skicka frågor till styrelsen

Det är möjligt för varje enskild medlem att lyfta frågor för behandling i styrelsen. Dessa ska skickas skriftligen till styrelsen senast två (2) veckor innan styrelsemötet.